Comment Bien Choisir un Gestionnaire pour Votre Syndicat de Copropriété

La sélection d’un gestionnaire de copropriété est une décision cruciale pour assurer la bonne gestion de votre immeuble. Cela nécessite une approche rigoureuse et réfléchie, où plusieurs critères doivent être pris en compte, notamment l’honnêteté, les compétences, la disponibilité, et l’engagement du gestionnaire envers la copropriété. Voici les étapes clés et les points essentiels à considérer.

Trouver le gestionnaire idéal

Un bon gestionnaire de copropriété se distingue par son intégrité, son expertise et sa capacité à être disponible pour répondre aux besoins spécifiques de la copropriété. Son engagement doit être constant pour garantir que les intérêts de l’immeuble et des copropriétaires soient toujours bien représentés.

Identifier les tâches à confier au gestionnaire

Le choix d’un gestionnaire dépend des caractéristiques de l’immeuble, telles que :

• La taille de la copropriété : Nombre d’unités et superficie globale.

• Les équipements présents : Ascenseurs, espaces verts, piscines, etc.

• Les attentes des copropriétaires : Niveau de service attendu.

• Les compétences des administrateurs : Capacité à prendre en charge certaines tâches ou à déléguer.

Une compréhension claire des besoins spécifiques permet de définir les responsabilités du gestionnaire et d’optimiser son rôle.

Évaluer les compétences du gestionnaire

Dans un secteur où le métier de gestionnaire n’est pas encore réglementé, évaluer la compétence d’un candidat peut être complexe. Voici quelques questions importantes à poser :

• Formation et expérience : Le gestionnaire a-t-il suivi des formations spécifiques en gestion de copropriété ?

• Maîtrise des outils : Possède-t-il des compétences en comptabilité, en gestion administrative et dans l’utilisation d’outils informatiques spécialisés ?

• Diplômes académiques : A-t-il obtenu des certifications ou diplômes pertinents ?

  
  

Assurer une éthique irréprochable et protéger les données personnelles

Éviter les conflits d’intérêts

• Vérifiez si le gestionnaire ou la société de gestion entretient des relations avec des fournisseurs susceptibles de travailler pour la copropriété.

• Assurez-vous que tout conflit d’intérêts potentiel soit déclaré au conseil d’administration.

Mettre en place une politique de confidentialité

• Demandez une copie de la politique de protection des renseignements personnels du gestionnaire ou de la firme.

• Assurez-vous que les données des copropriétaires soient traitées de manière sécurisée et confidentielle.

  
  

Consulter plusieurs offres

Avant de choisir un gestionnaire, il est recommandé de :

1. Analyser plusieurs propositions : Comparez les devis de différents gestionnaires.

2. Consulter le Regroupement des gestionnaires et copropriétaires du Québec (RGCQ) : Utilisez leur bottin des fournisseurs pour trouver des candidats qualifiés.

3. Vérifier les références : Contactez d’autres syndicats ayant travaillé avec les gestionnaires potentiels pour évaluer leur satisfaction.

   
   

Vérifications préalables : Une étape essentielle

Avant de signer un contrat, effectuez des vérifications approfondies :

• Entrevues : Rencontrez les candidats pour évaluer leur sérieux et leur compréhension de vos besoins.

• Structure organisationnelle : Vérifiez si le candidat travaille pour une entreprise bien structurée.

• Expérience : Combien d’unités gère-t-il actuellement ? Depuis combien de temps l’entreprise existe-t-elle ?

• Santé financière : Assurez-vous que l’entreprise ou le gestionnaire est financièrement stable.

• Casier judiciaire : Vérifiez qu’il est vierge.

• Assurance responsabilité civile : Demandez une preuve de couverture pour protéger la copropriété en cas de faute professionnelle.

  
  

Déterminer les honoraires

Les tarifs des gestionnaires varient selon :

• Le nombre d’unités de la copropriété.

• Les services inclus dans le contrat.

La tarification peut être forfaitaire, basée sur un tarif horaire ou à l’acte. Il est essentiel d’examiner attentivement le contrat pour comprendre les coûts associés et s’assurer qu’ils répondent aux besoins spécifiques de la copropriété.

Points clés à retenir

• Gouvernance efficace : Une bonne relation entre le gestionnaire, les copropriétaires et le conseil d’administration est indispensable pour garantir une gestion harmonieuse.

• Communication régulière : Assurez-vous que le gestionnaire informe le conseil des actions entreprises et reste transparent sur les décisions.

  
  

Attention !

Même si de nombreux gestionnaires font preuve d’intégrité, leur recrutement exige une évaluation rigoureuse. Vérifiez leurs compétences, antécédents et références pour garantir qu’ils sont à la hauteur des attentes et des besoins de votre copropriété.

Le choix du bon gestionnaire est une étape clé pour assurer la stabilité, la valorisation et le bon fonctionnement de votre immeuble.